顧客から受注した注文をメーカなどに再発注する場合の納期確認業務を改善（販売管理 SCM 企業間取引）

N社　商社としての納期確認業務を取引先と得意先が直接納期確認するようにした事例が紹介されています。
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「得意先のWebEDIに２次取引先機能が追加導入されてからは、納期確認作業はウソのように楽になりました。

なんといっても得意先と弊社の取引先が直接やりとりしてくれて、われわれもそれを確認したり利用したりできますので。」

こう言うのはＮ社営業部担当者Cさんです。

Ｎ社は原材料を専門に取り扱う商社です。得意先からは短納期の注文が多数入ってきます。

特に注文量の多いＲ社からは
梱包材を生産するのに必要な材料の手配要請が緊急に近い納期で
絶え間なく入ってきます。

ある日、Ｒ社から今後の注文は
WebEDIによって行われる予定であることが連絡されてきました。

Ｎ社でも既に何社かからWebEDIによる受注を行っていましたので、
この点は自社の対応力として問題ありませんでした。

Ｎ社営業部担当者Cさんは
Ｒ社のWebEDI導入プロジェクト会議に取引先としてオブザーバー参加してほしいとの連絡を
懇意にしているＲ社の資材部担当者Aさんからもらいます。

Ｒ社のWebEDI導入プロジェクト会議ではＮ社が手配する(２次)取引先の納期回答・出荷状況をＲ社が直接チェック可能とする方針について話し合われていました。

Ｎ社営業部担当者Cさんはなかなかよい話であると認識しました。

Cさんとしても納期確認作業はかなり負担に感じていました。

Ｒ社からの納期はかなり短めであるため、
対応できるメーカーを選定して納期を確認するのはなかなか煩雑の割りに
作業時間的に余裕がない状況となっていました。

社に持ち帰ることにより、営業会議に掛けたところ、多少費用を分担してでもそれを実現した方がＮ社にとってもメリットがあるとの判断がくだされ、積極的に協力していくこととなりました。

システムの機能追加費用はたいした額ではないため一部分担することをＲ社に伝えました。

１次取引先のＮ社も２次取引先のメーカーから納期回答を把握できますので、
従来電話やＦＡＸで行っていた納期確認作業を省力化し、捕捉率と精度を上げることができました。

Ｒ社は他の直接の取引先と同様の手順で納期が確認・収集できますので、問題の無い納期はそのまま生産管理システムに自動反映することができ、直接の取引先と同様の効果を得ることができています。

納期確認の手順簡素化も大事で、
Ｎ社の取引先は大手のメーカーが中心となりますので、手間が大きいと協力してもらえなくなります。

納期確認作業の効率化省力化が絵に描いたモチになってしまいます。

まず、Ｎ社の取引先はＲ社からの希望納期に納品可能であれば、
WebEDIの納期回答画面でチェックボックスをクリックするだけで回答できるようにしました。

また、希望納期に回答納期が合わない場合も
カレンダーの日付をクリックするだけで回答できるようにしました。

その上で、これはあくまで納期回答がやりやすいことが前提でなくてはなりませんが、
納期回答をしなくては納品書が出力できない仕組みにしました。

このしくみの導入により、
取引先は納期回答をしなければ納品ができない流れとなりましたので、
取引先からの納期回答を１００％にすることができました。

そして、回答納期は差異がある案件のみをＲ社側画面でチェックし、
必要であれば再検討を依頼し、希望納期どおりのものはそのまま希望通りの情報で、
回答納期情報をＲ社の生産管理システムに自動反映しました。

このしくみの導入によりＮ社の納期管理工数は激減し、納期情報の収集率と精度が大幅に向上しました。

このように、Ｎ社では得意先のWebEDIに２次取引先対応機能を導入したことにより、
取引先からの確認納期の捕捉率・精度を飛躍的に向上させる体制を実現できた好事例と言えます。

今後の課題としてはＮ社からの注文自体もＲ社の２次取引先納期機能に連動させることです。

Ｎ社は独自のWebEDIで注文は運用していますので、
Ｒ社のWebEDIと自社の受注購買管理システムとを自動連携させれば、
Ｎ社のWebEDI発注システムへ連携させられます。