みなさんの会社では、
完成した製品をお得意先へ出荷・納品する際の運送などに関わる作業は
どのように発注手配されていますか？
会社さんによっては、作業連絡手配や問い合わせに関することは物流部門で、
費用や支払いに関することは調達購買部門でなどというように
手配作業を部門により分担している場合や、
これらの手配作業をひとつの部門が担当している場合などといろいろなケースがあるかと思います。
いずれの場合でも言えることは、
実際の作業内容の中ではＦＡＸなどによる紙を扱った方法が取られていることが
まだまだ多いということです。
「製品を出荷する際の運送などの手配に利用できる企業間取引のシステムはなにかないだろうか？」
と考えたのは、Ｆ社購買部のＫ係長でした。
自社の状況をまとめてみると
・当社では工場から製品を得意先に出荷するにあたって、運送関連のお取引先数社と取引している。
・委託している業務は主に輸送だが、他に梱包作業などもある。 ・購買部では物流部門から依頼が来ると購買担当者が運送関連のお取引先から見積をとり、上長の承認をもらって発注している ・輸送の場合は、依頼した運送会社のお取引先には配送指定先へ製品を納品したら当社へ配送完了報告書を提出してもらっている。その報告書で検収を行いお取引先へ支払いを行っている。 というような状況でした。
基本的に運送関係のお取引先との取引については
見積にしても発注にしてもＦＡＸを使用しているので取引書面の管理が紙での管理となってしまい、
書面の確認や保管のための作業がかなり負担になっていたのです。
また、取引している運送会社のお取引先の中には
一般的な宅急便事業の会社さんも含まれるので、
どの宅急便で配送したのか、いまどこに荷があるのかなどと、
営業を通じてお得意先からのお問いあわせも多くあるので購買部としては
その対応にも手がとられていました。
「このあたりの業務は物流部門で行って欲しいけど、細かい手配状況を把握しているのは購買部だから結局購買に仕事が回ってきてしまう。システムを使って合理化できないか、何か良い方法はないだろうか。」
Ｋ係長は
「業務の流れとしては通常の購買業務と似ている点も多いのだが、手配する作業内容がお互い関連していたり、検収するタイミングなどが違っているのでなかなかちょうどよいシステムがないんだな。」 と考えました。
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