インターネット購買システムWAO!の概要（ASP WebEDI 企業間取引調達改善）

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インターネット調達システムのASP例としてインターネット購買システムWAO!の概要を説明します。購入申請時のワークフローや合見積をペーパーレス化し、迅速で適切に統制された購買活動を総合的に管理します。インターネット購買システムWAO!の概要

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	インターネット調達システムASP・インターネット購買システムWAO!の概要（ASP WebEDI 企業間取引購買管理）

インターネット購買システムWAO！は企業の購買業務プロセスにある購入の要求申請・見積照会・発注決裁・納期確認・納品受入までを一気通貫に管理します。WebEDI機能や購買・調達部門内の業務支援だけでなく、購入要求起票や納品受入といった要求部門の活動も支援します。

図は、購買システムＷＡＯ！のシステムフロー図です。

【１】柔軟な承認フロー・要求と調達の担当権限分離

承認フローは要求部門内で最大10段階、調達機能の発注申請でも最大10段階の承認フローが構成でき、決裁権は役職者ユーザーにそれぞれ金額別に設定できると同時に、主ルートの他に補のルートも複数構成できます。

図は、インターネット購買システムWAO!の［承認依頼先詳細］画面です。

調達担当は事業所内で１部門に集約することも、複数部門に分散設定することもできます。価格決定品の発注は要求部門決裁だけで行うことができます。

【２】合見積標準搭載により購入先選定根拠の明確化

複数の取引先への合見積依頼が標準で行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

見積条件も数量を３条件設定して各最低発注数量の価格回答を得られます。EDI未参加の取引先からの見積回答は回答比較画面で代理登録ができ、メールなどで入手した見積書ファイルを添付登録できます。

【３】過去伝票からの購入要求入力でさらにカンタン
過去の購入伝票を元に新しい購入要求の作成が行えますので、類似購入品の入力内容はいっそう削減されます。

図はインターネット購買システムWAO!の［購入要求を閲覧する］画面です。

画面入力を簡素化するために承認依頼先や調達・受入担当部門などは予め既定値を選択登録しておくことができます。また、会計科目や品名なども選択式となっています。

【４】見積結果からの単価登録承認フロー

購買システムWAO！は見積結果から発注申請すると同時に、平行してその見積結果の価格を単価登録申請することができます。単価登録申請が決裁されて単価マスタに反映されると、その単価の有効期間内は繰り返し購入要求発注申請できます。

単価登録のための見積依頼を調達担当者が独自に行うこともできます。

【５】基幹システムとの連携も完全自動化可能

発注システムWAO！と同じ自動更新システムによりWeb購買システムと発注元企業内の基幹システム・会計システムと情報を自動連動します。受入登録された購入情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。

【要求部門機能】

・購入要求の費用負担部門は実際の購入要求ユーザーが帰属する部門以外に事業所内の代理担当部門を設定して、申請時に負担部門を変更することができます。

図はインターネット購買システムWAO!の［購入要求を申請する］画面です。

・購入要求に対して最大10品目のまとめ購入依頼が行えます。（変更・取消は単品）

・購入要求に対して最大５つ電子ファイル添付が行えます。

【部門共通機能】

・過去の購入情報を照会でき、誰が要求を申請して承認・決裁したのか詳細な状況を確認できます。

図はインターネット購買システムWAO!の［承認履歴を表示する］画面です。

・差戻や再申請の全ての繰り返し操作が記録されます。

図は購買システムWAO!の［承認履歴を表示する(詳細)］画面です。

【調達部門：見積機能】

・合見積回答の結果を一画面で比較確認することができます。

図はインターネット購買システムWAO!の［見積回答を確認する］画面です。

・EDI未参加の取引先からのシステム外見積を登録できます。

図はインターネット購買システムWAO!の［見積回答を代理作成する］画面です。

・見積結果からの発注申請と平行して、見積結果の価格を単価登録申請して、上長の決裁により単価マスタへ反映することができます。登録後、見積の有効期間内は有効価格品として要求部門で購入発注申請できます。

・単価登録のための見積依頼を購入要求からの見積とは別に調達担当者が独自に行うこともできます。

【調達部門：注文機能】

・見積選定結果からそのまま発注申請を行うことができます。

・発注時に別途納期の確認依頼が行えます。

【受入部門】

・要求部門や調達部門以外でも受入先部門・受入担当を設定でき登録できます。

・受入登録された購入情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。（自動受信PCを中継）

・受入登録の進捗状況を一覧で確認することができます。

【システム管理】

・各種マスタは、画面登録以外にCSVデータによるファイル登録が行えます。（登録件数が多くなる傾向のマスタ）

【取引先機能】

・取引先は見積回答時に最大５つのファイル添付が行えます。

・帳票発行画面の検索条件でデータをCSV保存できます。

・取引先毎に追加ユーザーの登録が行えます。（オプション）

・２次手配先に専用サイトから直接納期回答・納品書出力を行ってもらい発注元納入先へ直納できます。（オプション）

・企業調査表機能により取引先企業情報の取得・閲覧管理が行え、架空取引先の登録を防止します。（オプション）

【１】購入過程の可視化により内部統制を強化

社内の購入承認過程やお取引先との見積・発注・受入業務の可視化が図れ、購買業務の内部統制の強化に役立ちます。

【２】合見積常態化により購入先選定根拠明確化

複数の取引先への合見積を行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

【３】購買情報データベース化により購入費を低減

購買情報をデータベース化することにより購入情報を全社的に共有化でき、購入費のコストダウンに役立ちます。

【４】購入活動の電子化により業務コストを低減

購入伝票や購買書類を電子化することにより、購入要求から発注受入、文書保管管理に掛かる労務コストを低減します。

Ｑ：「うちは事業所でそれぞれ購入活動を行っていて、集中購買しているわけじゃないから、こんなのは要らないよ。」
「うちは事業所のそれぞれの部門が購入活動を行っていて購買部みたいなのはないので、こんなのは使えないよ。」

Ａ：すべての要求部門の購入要求をある事業所、たとえば本社の購買・調達部門に集約することも、各事業所内にそれぞれ購買・調達部門がある場合もそのままお使いいただけます。既存の部門組織に購買部門機能と購買担当者・承認者権限の付与の仕方次第となります。究極の構成は要求担当者と購買担当者を各個人で兼任することもできます。必ず別の承認者が間に介在させることにはなります。重要なのはオペレーションの集約ではなく、データや情報を集約して細かい網の目をはることです。

Ｑ：「うちは事業所で購入伝票を書く人間が別にいるんだけど、全員に購入要求ユーザーをやらせるなんてできないし、ユーザーID料金とか高くなるでしょ？」
「うちは事業所でそれぞれが購入伝票を書いて上司へ持っていくんだけど、同じやり方できるの？」

Ａ：ある事業所の要求部門の購入要求をある部門の購入要求担当者に代理申請させることができます。その要求担当者の帰属する部門ではなく、購入経費を負担する部門を要求担当者ユーザーに設定しておくと、その部門を負担部門として設定して申請することができます。また、各自で購入要求伝票を申請することもできます。ユーザーID料金は101人目からは100円、201人目からは20円と負担の少ない価格設定となっています。

Ｑ：「無料でトライアルができると言っても、マスタの準備とかめんどうなんじゃないですか？」

「無料でトライアルができると言っても、会計システムや関係する基幹システムとの連携ができる環境が準備できないとできないんじゃないんですか？」

Ａ：トライアルの場合はある程度マスタの内容はプリセットされた状態からスタートできます。もちろん貴社環境に合わせたマスタを新規に登録しながらもできます。登録数が多くなりがちなマスタはCSVファイルでのダウンロードやアップロード更新機能が標準でついています。また、購入要求申請画面でデータを入力するところから使いはじめますので、基幹システムとの連携がなくてもすぐにトライアルを始められます。

Ｑ：「合見積を行っても全部の取引先がインターネットを使用できるわけでないので、中途半端になりませんか？」
「インターネットができてもEDIに協力してくれない取引先もあるので、そういう場合はどうなりますか？」

Ａ：インターネットのできない取引先（非EDI）の分については、発注者側で代理の回答　登録が行えるようになっています。5社の取引先に依頼して1社でけ非EDIがあったとしても比較画面で代理登録ができますので他のEDI取引先と同じように回答を比較・管理することができます。見積書・注文書・納品書はEDI取引先の分は控えとして、非EDI取引先の分は発行書面として調達担当者機能で印刷できるようになっています。

Ｑ：「商社さんのようなところに発注して、実際の納品はそちらさんが手配した業者さんからになるのですが対応できますか？」
「商社さんのようなところに発注して、実際の納期はそちらさんが手配した業者さんしかわからないのですが対応できますか？」

Ａ：2次取引先機能を使いますと直接の受注企業では2次手配メニューが表示されまして、そこで2次取引先を割り当てることができます。2次取引先ユーザーには2次取引先専用サイトにログオンしていただき、そちらから直接納期回答や納品書を出力して納品していただけるようになります。

Ｑ：「自動FAXに対応していますか？」

「FAX送信料金が高かったり、高額のハードが必要であったりしませんか？」

Ａ：見積依頼書と注文書は自動FAXに対応しました。FAX回線は自社のをお使いいただきますので、利用料金はFAX通信費実費の他に利用料金表の費用が発生しますが高くはありません。Web画面から送信結果を閲覧したり、再送を要求できます。一般的によく使われているパソコンFAXソフトと連携しましたので比較的安価に導入できます。

	工場の設備や備品の発注は、生産資材関連の発注とは異なりシステム化が遅れていることが多く、購買管理なども行いづらい環境が残っているようです。（本写真はイメージです。）
	Ｔ社では間接資材の発注が煩雑な手作業手順で行われていて、いくつかの問題が生じていました。購入依頼伝票を紙で回覧しているので伝達速度が遅い。（本写真はイメージです。）
	そこで、導入を検討したのがASPの購買Ｗｅｂシステムです。社内の購入申請承認ワークフローシステムと購入先である取引先に対して発注を行うWebEDIシステムとを組み合わせたASP(アプリケーションサービス)でした。（本写真はイメージです。）
	このサービスを導入する事により申請業務のスピードアップと牽制強化、発注業務に掛かる業務時間の低減などの効果をあげました。（本写真はイメージです。）
	従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありましたが、この点は改められ部門内の購入金額の管理を強めることができました。（本写真はイメージです。）