購買システムの活用事例を見ながら、問題解決の方向性を示す

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  HOME>>電化製品メーカーT社の購買システム活用事例
備品・間接資材購入はまだまだ手作業が多く残っています。

  • 「製品に使う原材料の購入ではなくてね。工場で使う備品や設備の消耗品を発注する際に使う承認システムで安くてよいものを探しています。」
  • 「パンフレットやノベルティグッズなどの販促品の購買管理を行うシステムはありますか。」

 

このような間接資材や備品・販促品など、経費で購入する物品の購入プロセスをシステム化したい、という声をよく聞きます。
このページではお客様の事例を紹介し、改善の一つの方向性として知っていただく事を目的としています。
 
  電化製品メーカーT社の事例です。

「間接資材の発注は製品の資材と違って、今でも紙で行っているが、全体を把握するときに不便。 伝票毎に管理されていて一目で管理できないし、あとでシステムに入力する必要がある。」

とお話されたのは、T社資材購買管理部のM課長です。
詳しくお話を聞くと、T社では間接資材の発注で煩雑な人間系手作業が行われていました。

大きく分けて、4つの問題点がありました。

  1. 購入依頼伝票を紙で回覧しているので伝達速度が遅い
  2. データ化されるのが遅く、全体管理が難しい
  3. 紙への起票システムへの入力転記作業が発生する
  4. 最後に情報が回ってくる経理からも「請求書が来るか入力がされるまでは、どのくらい支払いが生じるか分からない、
    請求の妥当性もいまいち不明
    。」という意見。
 
解決手段とその結果

解決の手段として、ASPのWeb購買システムをご紹介しました。
社内の購入申請承認ワークフローシステムと、購入先への発注を行うWebEDIシステムとを組み合わせたASP です。

このシステムにより、購買がこのように変わります。
購入依頼者は、申請内容を紙に書くのではなく、最初からWeb購買システムに入力する事により、 申請から支払処理までのプロセスが転記レスで進みます。

承認申請も承認登録ボタンをクリックするだけで、 すぐに次の担当や取引先へ承認依頼がまわるようになったので、注文書発行までの時間は短縮されます。

さらに購入申請や発注、納品、支払などの各過程で案件の 一覧が確認できるようになり、 購入部署、購買課、経理課と案件の管理が楽になりました。 現在は一目で状況が把握できるようになっています。

申請業務のスピードアップと牽制強化、発注業務にかかる業務時間が低減されました。

 
まとめ
 

従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており、 部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありましたが、 この点が改められ部門内の購入金額の管理を強めることができました。

購買課では接資材に関する負荷がなくなり、より製品の原材料の調達の活動に集中できるようになりました。。

経理部の方も請求金額の妥当性について判断できない、という状況がなくなりつつあります。
発注決裁時点で発生しうる請求金額とその内容
(どんなものを誰の決裁でいつどこから購入したか)も照会できるようになったのです。

この点は、万が一の不正防止という点でも効果を期待されています。

 
  担当者様のご感想
 
  T社資材購買管理部担当者A様
「業務処理の電子化により起票業務・管理業務がそれぞれ適切な部門に分担され、本来購買部門の業務でない業務の分散化と省力化が図れるようになりました。」
 
 
  T社資材購買管理部責任者M様
「うちのような各事業拠点が独自にシステムを改変し、まちまちな業務フローを実施していたところでは、同じような品目の購入価格の決定が各購買担当者のスキルに依存した実態となっていました。そこで購入活動を全て統一システム上で承認・実行することによって個人スキルによる過失を減らし、ミスだけでなく不正も抑止することができました。 」
 

 

  WAO!が選ばれる理由
 
  01.事業所・関係会社に対応します。グループ会社全体の購買管理システムとして運用でき、
   全社で統制された購買活動を行うことができます。
 
 
  02.価格決定品は品目単価マスタ登録することにより、個別発注の決裁フローを簡略化することができます。
   (購買調達部門の受付を介せずに発注できます。)
 
 
 

03.合見積WebEDIに標準対応しています。
   そのため 合見積を常態化し、 購入先選定根拠を明確化することができます。

 
 
  04.2次取引先機能に対応しており、商社などの取引先はメーカーなどの2次取引先へ手配して、
   納期回答や納品書発行を直接処理してもらえます。
 
 
  05.会計システムなどERPとも連動し、見積依頼・購入要求から注文・納入・納品・請求まで
   一気通貫の購買活動を安価に支援します。
 
 
  システムの概念
 
インターネットを使い、会社内でしか使えなかった購買システムを社外の取引先と共有します。取引上問題が起きやすい購買活動をシステム化し、ご担当者はミスなく効率よく仕事をすすめれます。管理者・責任者の方は、「見える化」した、購買活動環境でより適正に管理・統制ができます。
購買システム概念図
  1. 要求担当者が見積依頼や購入要求を入力します。

  2. 過去の類似伝票を編集して起票もできます。部門決裁されると購買担当者が受付、要見積検討の場合は合見積を取ります。
    要求部門で見積結果から要求されている場合はそのまま発注決裁を仰ぎます。

  3. 決裁されるとお取引先のメールアドレスへeメールを発信します。お取引先はeメールを受信して新しい取引の発生を知ります。
    eメールには注文データそのものは添付されていません。

  4. 取引先の担当者はASPサービスへブラウザでアクセスします。ASPサービス画面のメニューをクリックして注文書印刷や価格・納期画面を表示し、注文書や納品書をプリンタで印刷したり、価格や納期を回答入力します。
    2次の取引先には納期回答・納品書発行機能が提供されます。

図は購買システムWAO!のフロー図です。
※クリックすると拡大します。

 
 
 
   
  インターネット購買システムWAO!5つの特徴

 

図は承認依頼先画面です。
※クリックすると拡大します。

・承認フローは要求部門内で最大10段階、調達機能の発注申請でも最大10段階の承認フローが構成できます。
・決裁権は役職者ユーザーにそれぞれ金額別に設定できると同時に、主ルートの他に補のルートも複数構成できます。

・調達担当は事業所内で1部門に集約することも、複数部門に分散設定することもできます。
・価格決定品の発注は要求部門決裁だけで行うことができます。


Web購買システムWAO!ではすべての要求部門の購入要求をある事業所(たとえば本社)の購買・調達部門に集約することもできますし、各事業所内にそれぞれ購買・調達部門がある場合もそのままとして運用することもできます。
既存の部門組織に購買部門機能をどうふるかということと購買担当者・承認者権限の付与の仕方次第となります。究極の構成は要求担当者と購買担当者を各個人で兼任することもできます。ただし、必ず別の承認者が間に介在させることにはなります。重要なのはオペレーションの集約ではなく、データや情報を集約して細かい網の目をはることです。

 

合見積もシステムでカンタンに行うことができます。

社内の購入承認過程やお取引先との見積・発注・受入業務の見える化を実現します。

複数の取引先への合見積をいつも容易に行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

 

 

図は購入要求を閲覧する画面です。
※クリックすると拡大します。

過去の購入伝票を元に新しい購買要求の作成が行えます

手間な入力作業を極力へらすことができます。

 

回答された見積結果を単価マスタに自動反映することができます

単価登録のための見積依頼を調達担当者が独自に行うこともできます。

 

発注システムWAO!と同様の自動更新システムを活用して、
Web購買システムと発注元企業の基幹システム・会計システムと情報を自動連動します。

受入登録された購買情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。

 
インターネット購買システムWAO!機能詳細
 
購入要求機能…

購買を要求するユーザーの部門以外に代理担当部門を設定し、申請時に負担部門を変更できます。

最大10品目のまとめ購入依頼ができ、ファイルも5つまで添付する事ができます。

 

図は[購入要求を申請する]画面です。
 
部門共通機能…

過去の購買情報を照会でき、誰が要求を申請して、承認・決裁したのか詳細な状況を確認できます。

差戻しや再申請の全ての繰り返し操作が記録されます。

 

図は[購入要求を申請する]画面です。

図は承認履歴の詳細画面です。
 
 
 
調達部門 見積機能 …

合見積の結果を一画面で比較・確認することができます。EDI未参加の取引先からの回答単価を発注元企業で登録できます。

見積結果からの発注申請と平行して、見積結果の価格を単価登録申請して、上長の承認により単価マスタへ反映する事ができます。登録後、見積の有効期間内は有効価格品として要求部門で購買発注申請できます。

単価登録のための見積依頼を購買要求からの見積とは別に調達担当者が独自に行うことができます。

 

図は見積回答を確認する画面です。

図は見積回答を代理作成する画面です。
 
調達部門 注文機能…

見積結果からそのまま発注ができます。 発注時に納期確認することもできます。

受入部門…

受入登録された購買情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。
受入登録の進捗状況を一覧で確認することができます。

システム管理…

各種マスタは、画面登録以外にCSVデータによるファイル登録が行えます。

取引先機能…

取引先は見積回答時にファイル添付できます。データをCSV保存できます。
商社などの2次手配先直接回答・納品出力を行ってもらい、発注先納入先へ直納できます。

 
 
  よくあるご質問
 

 

「うちは事業所でそれぞれ購入活動をしていて、集中購買はしてないからこんなのは要らないよ。」
「うちは部門ごとにそれぞれで購入活動をしていて、購買部みたいなのはないからこんなのは使えないよ。」

 

 

すべての要求部門の購入要求をある事業所、たとえば本社の購買・調達部門に集約することも、各事業所内にそれぞれ購買・調達部門がある場合もそのままお使いいただけます。
既存の部門組織に購買部門機能と購買担当者・承認者権限の付与の仕方次第となります。究極の構成は要求担当者と購買担当者を各個人で兼任することもできます。必ず別の承認者が間に介在させることにはなります。重要なのはオペレーションの集約ではなく、データや情報を集約して細かい網の目をはることです。

 

 

「事業所で購入伝票を書く人間が別にいるんだけど、全員に購入要求ユーザーをやらせるなんてできないし、ユーザーID料金とか高くなるでしょ?」
「事業所でそれぞれが購入伝票を書いて上司へ持っていくんだけど、同じやり方できるの?」

 

 

ある事業所の要求部門の購入要求をある部門の購入要求担当者に代理申請させることができます。その要求担当者の帰属する部門ではなく、購入経費を負担する部門を要求担当者ユーザーに設定しておくと、その部門を負担部門として設定して申請することができます。また、各自で購入要求伝票を申請することもできます。ユーザーID料金は101人目からは100円、201人目からは20円と負担の少ない価格設定となっています。

 

 

「無料でトライアルができると言っても、マスタの準備とかめんどうなんじゃないですか?」
「無料でトライアルができると言っても、会計システムや関係する基幹システムとの連携ができる環境が準備できないとできないんじゃないんですか?」

 

 

トライアルの場合はある程度マスタの内容はプリセットされた状態からスタートできます。もちろん貴社環境に合わせたマスタを新規に登録しながらもできます。登録数が多くなりがちなマスタはCSVファイルでのダウンロードやアップロード更新機能が標準でついています。また、購入要求申請画面でデータを入力するところから使いはじめますので、基幹システムとの連携がなくてもすぐにトライアルを始められます。

 

 

「合見積を行っても全部の取引先がインターネットを使用できるわけでないので、中途半端になりませんか?」
「インターネットができてもEDIに協力してくれない取引先もあるので、そういう場合はどうなりますか?」

 

 

インターネットのできない取引先(非EDI)の分については、発注者側で代理の回答 登録が行えるようになっています。5社の取引先に依頼して1社でけ非EDIがあったとしても比較画面で代理登録ができますので他のEDI取引先と同じように回答を比較・管理することができます。見積書・注文書・納品書はEDI取引先の分は控えとして、非EDI取引先の分は発行書面として調達担当者機能で印刷できるようになっています。

 

 

「商社さんのようなところに発注して、実際の納品はそちらさんが手配した業者さんからになるのですが対応できますか?」
「商社さんのようなところに発注して、実際の納期はそちらさんが手配した業者さんしかわからないのですが対応できますか?」

 

 

2次取引先機能を使いますと直接の受注企業では2次手配メニューが表示されまして、そこで2次取引先を割り当てることができます。2次取引先ユーザーには2次取引先専用サイトにログオンしていただき、そちらから直接納期回答や納品書を出力して納品していただけるようになります。

 

 

「自動FAXに対応していますか?」
「FAX送信料金が高かったり、高額のハードが必要であったりしませんか?」

 

 

見積依頼書と注文書は自動FAXに対応しました。FAX回線は自社のをお使いいただきますので、利用料金はFAX通信費実費の他に利用料金表の費用が発生しますが高くはありません。Web画面から送信結果を閲覧したり、再送を要求できます。一般的によく使われているパソコンFAXソフトと連携しましたので比較的安価に導入できます。

 
 
   
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