Q.受入が行われた注文の受入情報を会計システムなどに自動で取り込むことはできますか？ A.はい、自動で取り込むことが可能です。自動更新パソコンをご用意いただき、自動更新パソコン上の設定フォルダに受信を開始する合図となるテキストファイルを送信していただきますと、未取り込み分の受入データのダウンロードが始まります。ダウンロードが終了すると設定フォルダ上に受入データのファイルができていますので、そのファイルの存在を検知して自動更新パソコンから会計システムにファイルをダウンロードしていただきます。自動更新パソコンと取り込み側システムとのファイルのやりとりはFTPなどの標準ファイル転送プロトコルの他、市販のファイル転送ソフトウェアなどで行うことができます。
Q.取引先に見積依頼をする時に図面を添付したいのですがPDFの図面は送れますか？
A.はい、送れます。PDFなど各種ファイル形式の図面や仕様書などのアップロードとダウンロードが、発注元と取引先の両方で行うことができます。アップロードできるファイル形式とサイズ制限は発注者のシステム管理画面の環境設定機能であらかじめ設定しておくことができます。（ファイル形式はアップロードを禁止する拡張子を指定して登録しておきます。）
Q.購入品のなかには分割して納品されてくるものもあるのですが、分納の受入はできますか？
A.はい、分納受入は可能です。受入登録時にその都度受入数量を入力します。合計受入数量が注文数量に達しない間は、受入状況は分納となります。注文数量に達して未納入数量が０になると完納となります。
Q.発注時には上長の承認が必要です。また、注文金額によってその承認者も変わってくるのですが対応できますか？
A.はい、対応できます。承認フローは要求部門内と調達部門的な部門内でそれぞれ最大１０段階まで構成できます。また、各承認者ユーザに決裁金額を設定できるので、注文金額に応じた決裁を受けることができます。
Q.承認者が申請に気付かずに購入の決裁が滞ってしまうことはないのでしょうか？
A.上長への承認依頼時は次の承認者に対して通知メールが送信されるので承認依頼などに気付いていただけるようになっています。また、各メニュー画面には処理しなければならない案件の件数が表示されていて、それをクリックすると処理対象データが一覧で表示された画面へすぐに移れまするので対応漏れがないような作りとなっています。
Q.合見積の依頼先には、EDIに対応できないところもあるのですが・・・
A.インターネットのできない取引先（非EDI）の分については、発注者側で代理の回答登録が行えるようになっています。5社の取引先に依頼して1社でけ非EDIがあったとしても比較画面で代理登録ができますので他のEDI取引先と同じように回答を比較・管理することができます。見積書・注文書・納品書はEDI取引先の分は控えとして、非EDI取引先の分は発行書面として調達担当者機能で印刷できるようになっています。
Q.自動FAXに対応していますか？
A.見積依頼書と注文書は自動FAXに対応しました。
Q.自動FAXはFAX送信料金が高かったり、高額のハードが必要であったりしませんか？
A.FAX回線は自社のをお使いいただきますので、利用料金はFAX通信費実費の他に利用料金表の費用が発生しますが高くはありません。Web画面から送信結果を閲覧したり、再送を要求できます。一般的によく使われているパソコンFAXソフトと連携しましたので比較的安価に導入できます。
Q.中間承認者は何人まで設定可能ですか？
A.承認フローは要求部門内と調達部門的な部門内でそれぞれ最大１０段階まで構成できますので、中間承認者はそれぞれ９人までとなります。
Q.購入するものによって承認依頼先の承認者が異なるのですが対応できますでしょうか？
A.各ユーザごとに承認依頼先は、複数設定することができます。通常は、主となる承認依頼先が画面に既定で表示されますが、検索画面を表示するとその他の補助の承認依頼先を選択することができます。主と補助の承認依頼先はユーザごとに設定しているものなので、購入する商品や品目分類ごとに承認依頼先を指定することはできませんので、この点は手動で承認依頼先を選択しなおしていただくことで対応できます。
Q.テキストファイルのデータ保存の形式はどのようなものですか？
A.取引データはCSV形式または固定長TXTとなっています。マスタは件数が多くなるものはCSV形式で対応しています。
Q.データの保管期限はありますか？
A.いいえ、特に保管期間の期限はありません。発注者ユーザ企業のシステム管理者がシステムのデータ削除画面で対応します。発注者ユーザ企業の方でデータ削除しない限り、データは保管され続けます。
Q.社内のシステムにも品目マスタは有るのですが、どのように同期をとれば良いのでしょうか？
A.購買システムWAO!の品名マスタは、画面入力のほかCSVでの入力も可能なので、社内システムに登録済の品目マスタデータをCSVで出力して購買システムWAO!に一括入力することが可能です。また、購買システムWAO!ではCSV出力もできるので、今後増加した分の品名マスタデータは、購買システムWAO!から社内システムへ渡すことも可能です。
Q.担当者や取引先の情報はWEBシステムと基幹システムで共有できますか？
A.購買システムWAO!のユーザーマスタや取引先マスタは、画面入力のほかCSVでの入力も可能なので、基幹システムに登録済のマスタデータをCSVで出力して購買システムWAO!に一括入力することが可能です。また、購買システムWAO!ではCSV出力もできるので、今後増加した分のマスタデータは、購買システムWAO!から基幹システムへ渡すことも可能です。カスタマイズで自動化することも可能です。
Q.帳票に印字できるバーコードの種類はどのようなものがありますか？
A.標準ではCode39ですが、他にCode128、NW7、QRコードをカスタマイズで対応可能です。
Q.外貨での取引に対応していますか？
A.既定の通貨コードを変更すれば単一外貨で対応可能ですが、為替レートに対応する円換算処理は持っておりませんので、円と混在しては運用できません。決裁権の金額が既定の通貨での計算判定となります。 |
