図面・仕様書などの電子ファイルを注文・見積と同時に自動更新（調達改善 購買管理 構成管理 企業間取引）

「取引先に注文書と一緒に図面や仕様書を自動で送れる発注システムとか見積システム
は無いだろうか。」

と考えていたのは設備機器メーカーH社資材部のＹ主任です。

「うちの製品は得意先ごとに条件が異なるから、発注部材も特注品になるので図面は必需
品なんだ。だから、これまでWebEDIシステムの話が出ても、どうせ図面を送らない
と駄目だからって、躊躇していたんだよね。」

「でも去年、設計部が新しい図面のシステムを導入してからは、資材部もPDFファイル
でもらえるようになったから、メールなんかでも送れるようになったんだよね。紙で回っ
てくると控えを保管しなくちゃいけないし面倒だからね。」

とＹ主任は続けます。

H社では前年から設計部でPDMシステム（製品情報管理システム）を導入され、
図面・仕様書が同システムで一元管理されるようになりました。

関係部署への図面配布方法も、これまでの設計部門で紙に出力して配るやり方から、
PDFファイルでの配布へ切り替わりました。

「これでうちも図面が電子化されたんで、WebEDIシステムの導入が可能になったんだ
けど、図面付きの発注量はかなり多いから何とか自動にならないものかと考えているんだ。」

「ウェブ画面で注文書と一緒に管理できるようになるから、WebEDIシステムの図面
添付機能は使えるんだけど、画面から登録するには量が多すぎると思うんだ。」

Ｙ主任は決断しました。

そして取り入れられたのが、WebEDIシステムの図面仕様書ファイル
自動送信機能です。

WebEDIシステムで送信されている注文データや見積依頼データと
同じように自動更新ＰＣを利用して図面や仕様書を自動で送信します。

自動送信される図面や仕様書のファイル名を、
注文番号や図面番号や部品番号といったあらかじめ決められた
情報にすることにより、データセンターのサーバ側で事前に送信
された注文データなどに紐つけることが可能になります。

取引先は注文や見積照会を画面で見ながら、
添付された図面ファイルや仕様書ファイルをダウンロードすることが
できます。

また、見積回答の際に照会用の添付ファイルを追記・編集・更新したファイルを
発注元に添付することもできますので、
見積回答の詳細情報を発注元に提供することも速やかにできるようになりました。

「おかげで発注時に掛かっていた注文書の送付と図面の送付という二つの負荷をいっぺんに
解消することができました。それにほかのWebEDIシステムの恩恵にもあずかれるように
なったよ。」

とＹ主任も改善後の状態への満足度は高いようです。

設計部の担当者も資材へ渡すファイルをわざわざ別のフォルダに移動せず済むように
なって負荷が減りました。PDMシステム側でも自動更新ＰＣへのファイル移動も自動化されています。

この事例では、図面・仕様書ファイル名を注文番号・図面番号・部品番号などのキー情報を
含めましたが、物理ファイル名と注文番号・図面番号・部品番号との対応情報ファイルを
テキストファイルで出力しその情報をキーとして、対応する注文情報や見積照会に
関連付けて自動更新した事例もあります。