図面・仕様書を取引先と共有し図面を中心とした作業を効率化（調達改善 購買管理 構成管理 企業間取引）

こう言うのはＳ社購買管理担当者のＮさんです。

Ｓ社では加工依頼や製造委託する際は、購買管理部が見積依頼時や初回発注時に取引先へ図面等を提供します。

社内では設計部門・製造部門・購買管理部門と図面情報をファイルで
共有するようになっていますが、

取引先へは紙へ印刷したものをＦＡＸまたは郵送で送るか、
PDFに変換したファイルをメールに添付して送っていました。

この図面は、同じ製品でも設計変更が入るたびに、
図面のバージョンナンバーも変わり、そのたびに再配布が必要です。

特に外注依頼も多く発注品のマイナーチェンジが多くなってしまうＳ社では、
設計部門から購買管理部へ提供される
図面や仕様書のバージョン管理が面倒でした。

製品情報管理システムのようなものは設計部では運用されているのですが、
取引先への配布状況の管理までは、こちらのシステムでは対応していませんでした。

どこの取引先にどの製品の図面を貸与しているか、
どのバージョンが最新のものとして渡されているのか、台帳等で管理していないといけない状態です。

取引先のＮＣマシンへのデータ反映のために、
ＣＡＤデータをDXFなどのデータファイルとしてメディアに保存し郵送したりメールしていました。

この点でも別段の手間と時間が掛かっていました。

また、普段のメール送信では暗号化されていないので、セキュリティの問題がありました。

郵送も配達記録を指定しているわけではないので、
万が一の場合は設計情報が紛失する可能性もないわけではありませんでした。

このような状況を解消する方法がありました。

Ｓ社の購買管理部ではＮさんを中心に、次のような業務改善を行いました。

それは……　

Ｗｅｂベースの図面・仕様書ファイルの配布サービス(ASP)を利用して、発注や見積依頼時以外にも取引先と図面・仕様書等を購買管理部で共有化できるようにしたのです。

セキュアな、暗号化されたインターネット通信で図面・仕様書ファイルを
インターネット上のサーバにアップロードして、取引先にダウンロードしてもらうことにより、

これまでの図面の郵送やＦＡＸ送信のため手作業やコストが省けると共に、
配布時間の短縮にもなりました。

送付する図面のバージョンなどを付帯情報として記録・登録しますので、
アップロードした履歴が管理台帳にもなりました。

このしくみの一覧画面で送付履歴を検索することができるようになったため、配布状況のバージョン確認が購買管理部で簡単にできるようになったのです。

また、ＮＣマシンへのデータ取り込みもできる
DXFなどのデータファイルとしての配布もできますので、

取引先の方でのＮＣマシンへのデータ手入力を不要とするために必要な
DXFデータの別途送付作業も不要にすることができました。

そして、ユーザー権限の設定により、
取引先の方からもファイルをアップロードできますので、
製造上の細かい情報をファイルに追記してもらって返信してもらうこともできるようになったのです。