単価未決定品の発注における調達・購買管理部門の単価確認業務を改善（調達改善 購買管理 企業間取引）

そう言ったのはO社購買部担当者Mさんです。

Ｏ社は産業用機械を製造・販売していて、製品のほとんどは顧客の設計要望に対応したカスタムデザインの特注品が中心となります。実は特定の業界向けの機械では特殊なノウハウや特許があり、この業界をリードしている有力メーカです。

Ｏ社の資材購買部門での調達品目は、製品の特性から外注加工品が多くなります。その取引先は小規模であってもＯ社が必要な部品の加工については超一流といった部品加工事業者が中心です。下請法の対象事業者が多いことも購買関係者にとっては注意しなければならないことでした。

調達品目の中では仮単価での発注が多く、発注する加工作業の注文数も多いため、Ｏ社の資材購買部門では、仮単価発注品の単価決定の遅れに悩まされていました。

それはどういうことかといいますと、説明します。

注文する加工内容は特殊なものが中心です。設計された部品の材質や形状・要求精度によって工数は大きく変動します。 ですから、購買担当者の発注作業としては加工内容を取引先の部品加工事業者と打ち合せ、作業内容を確認してから取引先へ製作依頼を行い、作業に着手してもらうという流れになっています。

製作依頼を明示する書面の「製作依頼書」には仮単価と単価未決定理由をコード化した記号を記載して改正下請法に対応していました。

業界としては好景気を迎えているためＯ社製品の生産量は多く、取引先には矢継ぎばやに製作依頼が飛んでいく状況です。取引先も作業完了後、価格計算をせずに納品を優先している傾向にありました。

また、MさんらＯ社の購買担当者も確定しなければならない発注済加工作業の件数が多いため、見積回答をフォローしきれていないことがしばしばおきていました。

取引先も納品したまま次の作業に着手して、完了作業の単価決定を忘れてしまうようなことが起きていました。そのため、単価未決定のままＯ社の請求の締め日が到来してしまうことがあります。請求締め日に単価が決まらないということは、改正下請法の補充書面（決定単価による正式注文書）の発行も遅れているという状況を意味しました。

購買担当者の価格未決定品の確認作業手順は、担当者によって内容の異なる紙リストでチェックを行なっているというものでした。

電話やＦＡＸでの確認や督促も手が掛かるので、確認漏れが発生しやすい状況になっていました。請求締め日が到来しても単価未決定発注が残っていることがありました。

見積り回答もその多くはＦＡＸで返ってくるので（正式にはさらにあとから郵送されてきますが）、購買システムへ単価をインプットしなければなりません。確認督促作業が負担になっている面もあって、単価の入力自体が後回しになるという悪循環にも陥っていました。

こうして入力された単価情報を紙で出力して、上長に紙で承認を依頼し決裁の後、注文書を出力という段取りであるため、正式注文書（つまり補充書面）の発行も遅延していくことになります。

この点は監査上の重大問題となっていました。

（１）.自社内の価格確認業務フローを見直し、価格承認フローを含めて取引先からの見積回答確認を電子フロー化する。

（２）.取引先からの見積回答は紙やFAXではなく電子的に回収する。

（３）.購買担当者の単価確認（再交渉）後、承認者による電子承認を行い、その後に基幹購買管理システムへ単価情報を自動反映できるしくみを実現する。（再入力などが無いように必ずする。）

（４）.補充書面（確定単価記載の注文書）を速やかに発行する。

プロジェクトではまず、単価未決定品の確定フローの全面的な見直しを検討しました。

まず、自社内購買管理部内での単価承認フローを見直し、電子化することにします。しかし、社内部分の電子化だけではなく、単価関連のフローとして取引先の見積回答側も含めて電子化することにしました。

これらの課題を解決するためには、インターネットを利用したWebEDIが必要必須との認識から、それを導入していく基本方針がプロジェクトで採用されました。

Ｏ社の場合、見積依頼はほぼ製作依頼を意味する運用であるため、見積依頼時に当初書面として単価未決定理由をコード化し、納期を決定予定期日として記載した製作依頼兼見積照会書をWebEDIで発行できるようにしました。

これにより、取引先からの見積回答も電子的に回収できるしくみを用意することにしました。
実際の回答情報を回収できるしくみとしては次の２つを用意しました。

ひとつはブラウザ回答画面からの単価回答の入力、
もうひとつは単価ファイルのアップロードによる一括登録です。

これはどういうことかといいますと、単価確認用のテキストファイルをブラウザ画面からＣＳＶファイルでダウンロードできるようにしておきます。

ダウンロードしたＣＳＶファイルはＥＸＣＥＬで開きます。Ｅｘｃｅｌで単価を入力し、それをＣＳＶファイルで出力します。

それをブラウザ画面からアップロードして一括して単価を回答できるようにしたのです。

購買担当者は、回答価格確認画面で価格の調整依頼を取引先に行います。購買担当者レベルでの確定後、そのまま購買部門上長に承認依頼を行います。
上長の承認・決裁もWebEDIシステム上で行なえるようにしました。

上長の決裁後には確定した価格単価データを電子データのまま購買システムに自動反映される仕組みを導入することにしました。

その後、確定単価価格が記載された注文書である補充書面をWebEDIで発行するという流れにしました。

この（１）の点で重要なのは、社内の単価承認フローを電子化するだけではなく、取引先からの回答入手や調整活動もそのフローの一部に組み入れ、取引先でも情報を更新して社内でも再入力してという情報の転記作業の無駄や転記ミスによる不一致をなくしたことです。

（３）と（４）の点でも、単価見積依頼・回答確認・督促・再交渉・回答単価の上長承認・基幹購買システムへの単価反映・補充書面発行を電子的にスルーできるようにしたため、単価確認工数は激減し単価決定・督促の手作業の負担業務を廃止することができました。

また、（２）の点で、実際に価格決定を取引先の方で後回しとしないように、購買管理部側でも督促や確認漏れ排除のチェックを支援する機能を充実させました。それは次のようなことです。

例えば、発注者側のメニューに単価未決定件数をアンカー表示し、一定期日到来の単価未決定品は自動的に別途件数アンカーを表示しました。そのアンカーをクリックするとどの取引先のどの発注案件であるかが即座にわかるようになりました。

また、その別途件数の案件には自動的に督促が取引先へ通知されるしくみを導入しました。

通知はメールとメニューへのアンカー通知です。

さらに、発注者の承認者メニューにも単価未決定件数を表示し、一定の期日到来の単価未決定品は別途件数を表示しました。（最終的なデッドラインよりも余裕を持たせます。）

何もされないまま請求日が到来することがないように承認者（管理者）が気づくしくみをつくりましたので、請求日到来の単価未決定品を根絶することに成功しました。

このように、Ｏ社の購買管理部門ではWebEDIを社内承認フローまでシームレスに導入したことにより、個々の購買担当者の負担業務を削減・廃止して効率をアップし、かつ、取引先への価格記載書面発行義務も滞りなく行えるような体制に転換できた好事例と言えます。