トライアル環境でＡＳＰサービスの自社購買業務への適合度を事前検証（調達改善 購買管理 ASPトライアル 企業間取引）

東海地方に本社をおく電気機械メーカーＩ社では、かねてから購買業務のWebEDI化が懸案事項となっていました。数年前より継続的な検討を行なっていましたが、昨年よりいよいよ本格的な導入検討を進めています。

I社は制御盤や配電盤を製造しているメーカーです。さまざまな部品発注を行っていて、発注時には二度手間のような作業も発生しており、購買担当者に負荷が掛かっていました。

例えば、注文一覧表をＦＡＸで送信した後、一品一葉の注文書兼指定納品書の郵送をしています。商社などに発注をした場合、実際の納品は別の会社からとなるため、発注先と物との対応がすぐに分からなくなることなども生じていました。

そこで、数年前よりインターネットによるＥＤＩ発注を検討し始めたという経緯になります。　複数社のWebEDIのシステム製品の調査を行なっていて、システム選定にあたっては、自社のサーバーで運用するのではなく、ASP（外部の事業者によるアプリケーションサービス）を利用することを条件に盛り込みました。

「サーバー構築に伴う設備投資や保守・運用管理の負荷などを避けるため基本的にASPサービスを選択していました。そのため、セキュリティが厳重な環境で運用されていることや機器の障害対応がしっかりしていることなどを条件として掲げていました。」（システム部門担当Ｃさん）

実際に構築に取り掛かれたのは２００８年半ばからとなりました。検討から実施までに時間が掛かった要因はいくつかあります。

ひとつが「開発コスト面」です。作り込みによる一からの開発では費用負担が大きくなるので、パッケージ製品での導入を検討していましたが、I社の業態に合わせたカスタマイズを行うと、かなりの費用が掛かってしまう。パッケージの仕様がI社の業態にある程度近く、多少のカスタマイズが発生しても法外な費用が発生しない、そんなWebEDIシステム製品を探すのに手間取っていました。

また、購買部としてはできるだけ多くの機能を取り入れ業務改善に活用したいとの要望もありましたので、導入当初に取り入れられないものはシステム拡張時に追加するという、２段階での導入も視野に入れていました。

「カスタマイズに費用を掛けるよりも、より多くの機能を利用したいので極力パッケージ仕様のまま使うようにしていきたかった。」と購買部のＴ主任はサービス選定時を振り返りお話します。

また、WebEDI化の対象となる購買業務の範囲については早い時点で明確化されていましたが、システム製品のパンフレットなどの仕様の資料やベンダー営業サイドのプレゼンテーションだけでは、説明を受ける側としてなかなかそれだけではシステムの機能を把握しきれないということがありました。なるべくパッケージ製品の本来仕様のまま利用していくとなると、この点でも慎重にならざるを得ないところでした。

「『資料などと同じように十分に効果が見込めるのか。』また、『現在の業務体系に照らし合わせた場合、運用時に問題点は何か無いのか。』という点が心配でした。」（購買部のＴ主任）

そこで、購買部として実際のサービスを体験的に利用することを検討しました。

「各バイヤーに実際に操作をしてもらって、操作性やバイヤーからの要望を聞きたいので、デモ環境を使わせて欲しい」と購買部のＴ主任はデモンストレーションを受けたサービスベンダーの営業担当者に依頼してみまた。

ベンダーの営業担当者がデモストレーションに使用している環境はノートパソコンなどのローカル環境にWebEDIサーバー環境をセットしたものでしたので、そのパソコン機材の貸し出しは行なっていませんでしたが、より実際に近い環境としてインターネット上のデータセンターサイトにあるWebEDIサーバー環境を一定期間無償で利用できるトライアルサービスがありました。

このトライアルサービスは、本番さながらにWebEDIによる取引をテスト的に行なうために、WebEDIシステムのサイトを一定期間無償で利用できるサービスです。利用企業は自動更新サブシステムを導入して実際に基幹システムから注文データを出力して、基幹システムとの連携までも検証できるというものすが、Ｉ社の購買部ではそこまではやらなくてかまわないとのことから、今回はそのトライアルサイトにデモ用のデータを予め準備して、デモ環境のように使用することにしました。

Ｉ社の購買部では、このようにデモ環境と同じようにあらかじめ
データが発生している環境においてインターネット上で稼動しているWebEDIシステムを試用することにより、具体的な機能や操作性などの確認を行なうことができました。

「トライアル環境を使用したことにより導入時に近いイメージでシステムの採用検討を行うことができ、導入後の業務スタイルが想像しやすかったです。」（購買部のＴ主任）

昨年度から本格的に始まったＩ社のWebEDIシステム導入計画は、利用システム製品も決定（トライアルサイトを提供したASPサービスを採用）し、今年の秋の稼動に向けて急ピッチにプログラム開発が進められています。社内においてもお取引先へご案内などの準備が着々と進められています。（２００８年９月現在）