WebEDI利用中と初めてのお取引先とでASPトライアル完了（調達改善 購買管理 ASPトライアル 企業間取引）

埼玉県に本社をおく精密機器メーカーＫ社では、基幹システムの入れ替えに伴い、従来の伝票郵送の発注スタイルからWebEDIによる発注システムへの切り替えを検討していました。

そして、切り替えにあたっては実際に業務を行っている購買担当者とお取引先（サプライヤー）の担当者からどのような意見・要望が出てくるかを確認するために、90日間ASP無料トライアルサービスを利用してテスト運用を行いました。

Ｋ社はＯＡ機器を製造しているメーカーです。他の機器メーカー同様、発注部品点数は非常に多く、月の注文件数も万単位となっていました。

注文書はリスト形式のもので、発注時には購買担当者がサプライヤーへＦＡＸで送信していました。お取引先に届くまでの遅れは発生していませんが、ＦＡＸ送信作業とファイル管理といった附帯の作業がついて回りました。

納品書は納品受付やその後の管理が行いやすいようにＫ社指定伝票を利用しているので、サプライヤーが納品するまでに大量の伝票を送付しなければならない作業が発生しました。毎日送付していては手間も郵送費も掛かるので、週1回の対応で済ませていましたが、短納期の発注についてはどうしても特別な対応も必要となっていました。

また、伝票送付作業以外にも納期確認のための確認リストの送付・回収作業があるので、購買担当者の業務時間の中で発注業務の占める割合は、少ないものではありませんでした。

このような業務背景のなか、Ｋ社では基幹システムの入れ替えに合わせて発注業務のWebEDI化も検討していくことにしました。但し、WebEDIシステムの構築は並行して行わずに、上流部分である基幹システム側を完成させて、新システムの運用を各担当者が理解してから実行する方向で進めました。その方が、導入プロジェクトを進める段階で現場の担当者の意見を汲み取りやすいと考えたからです。

そこで、担当者の意見を聞く手段として利用したのが、ASPトライアルサービスでした。

「トライアルを行った主な目的は、次の２点です。１つ目はWebEDIシステムを採用する際にして使い勝手や運用の手順を詳しく確認すること。２つ目は業務の効率改善がどの程度見込めるかを確認することでした。」（購買部門担当者Nさん）

実際に担当者が利用してみることにより、ASP事業者によるプレゼンテーションだけではわからない部分も詳しく確認しておこうとのことです。また、Ｋ社ではトライアルに参加協力していただくサプライヤー３社は下記のようにしてみました。

(１)１社は既に別の得意先とWebEDI取引を行っている会社を指定

(２) もう１社は、WebEDI取引は全く行っていないところで、むしろシステム関係はあまり得意そうでもない会社を指定

(３) ３社目は、架空の会社名を登録して自分たちを架空のサプライヤーとして設定

別の得意先と既にWebEDI取引を行っているお取引先には他のWebEDIシステムとも比較してもらった結果からいろいろと意見を出してもらい、カスタマイズに役立てようと考えました。

WebEDI取引は全く行っていないお取引先では、ご担当者の対応力を確認し、発注方法の切り替えに際して考えられる問題点の抽出に役立てようと考えました。

３つ目の自社の体験では、購買担当者がサプライヤーの機能も含めてシステム内容をより把握するために役立てようとしました。

トライアルは夏から秋に掛けて実施しました。１ヶ月目はデータ送信のための社内テストと対象サプライヤーへの操作説明などに費やしました。２ヶ月目から６０日間を実際のサプライヤーへの発注期間としました。

トライアルの感想は次のようなものでした。

購買担当者Nさんの意見
「事務的な処理は削減されたので、発注時の手間がかなり省けていますね。」

「初めての作業になるので、デモなどで見るよりも実際に操作することによってシステムの判別ができました。」

「画面構成など変更したい部分が良くわかりました。」

「トライアルでの発注は本発注では無かったので、分納納入や変更発注などは行いませんでした。そのあたりの機能を十分に体験できなかったのは残念でした。」

システム責任者Ｅさんの意見
「Ｗｅｂでのデータの送受信が問題ないことが確認できて良かったです。」

「購買担当者もWebEDI始めてのサプライヤーさんも操作面では、難しいという様子がなかったので良かっです。」

既に別の得意先とWebEDIを行っているサプライヤー担当者Ｈさんの意見

「1件あたりの情報量を減らして1画面内に入る件数を増やしたいところですね。」

「操作面では問題ありませんでしたが、照会用の検索項目を増やしたいものがあります。」

　WebEDIシステムの利用者であるサプライヤーの担当者から具体的な要望をこのように得られるのがトライアルサービスの利点です。

今回のように一覧画面に載せたい項目や検索項目は業種や会社などにより異なってきます。システム設計前にこのような意見を確認できることは、プロジェクトを進めていく上で非常に有意義なこととなりました。

　Ｋ社では、これまで提供していなかった所要計画情報なども今後サプライヤーへ提供することを検討されていて、その件も含めた導入検討を着実に進めています。２００８年度には運用開始を目指されています。（２００8年１月現在）