納期遅延品の督促をWebEDIで自動化・確実に通知（調達改善 購買管理 企業間取引）

栃木県に本社をおく精密機械メーカーＲ社では組立てに必要な部品を日々発注していて、その部品も多種にわたるため注文件数は非常に多くありました。

発注依頼時に掛かる送付作業や確認作業の負荷は非常に大きく、Ｒ社では社長方針に従い購買グループを中心としてWebEDIシステムによる業務改善の検討を始めていました。

「注文書や納期リストなどの送付作業は、購買担当者にとって確かに負荷になっているのですが、そのあとの確認作業なんかも非常に大きな負荷になっているのですよ。」

「特にお取引先が納期を遅延した場合に電話連絡やＦＡＸするのが大変です。いわゆる納品督促作業というやつですね。」

と言うのは、購買グループのＳチーフです。

「製造現場からの督促に対応して、そのあとお取引先へ電話でいつ納品できるかを確認して、最後に現場へ結果を報告するのですからめんどうですよ。お取引先の担当者がすぐつかまらなければ、さらにＦＡＸやメールでといった対応が必要になりますから。」

とＳチーフは続けます。

「対応が遅れないように、常に発注品の入荷状況に目を光らせていますが、このあたりの作業もどうにか自動化できないだろうかといろいろとＥＤＩシステムを探しているのですよ。」

Ｒ社の購買グループでは、WebEDIシステムの導入に際して、納期遅延品の納品督促依頼機能を付け加えることにしました。

納品督促依頼機能を設けたことにより、納期を過ぎた注文の督促情報を基幹システムで作成しておけば、お取引先に自動で通知することができるようになりました。

納期が過ぎても納品受付登録がされていない注文情報を督促情報として別途自動送信するようにしたのです。

WebEDIシステムのメニュー画面でも督促情報とわかるように、件数表示のアクションアンカーを他の通常の通知とは別にして色も赤字に変えて表示し、お取引先に警告するようにしています。

また、メニューでの表示と同時に、eメールで督促メールが自動送信されるようになりました。このメールアドレスにはお取引先の営業マンの携帯電話のアドレスも追加登録してもらうようにしました。

メール件名にも「【納品督促】○○○の納品の件」のように、件名をみただけで、納品督促とわかるようにしておき、お取引先の担当者に確実に開封してもらえるように工夫してあります。

Ｓチーフは導入効果について次のようにお話してくれました。

「WebＥＤＩシステムの導入により、手配にまつわる人手作業が劇的に減少しました。それに加えてこの督促機能のおかげで、督促依頼に掛かっていた手間がなくなりましたし、納期遅延実績の記録として残るのでお取引先への注意も行いやすくなりました。」

「今後は、発注時に行っている納期回答や、見積依頼時の見積回答についても同じような督促が行えるように機能拡張を考えています。」

Ｓチーフは次なる改善についてもこのように考えているようでした。