WebEDI発注処理の電子承認で、発注決裁記録を確実に残す（調達改善 購買管理 企業間取引）

神奈川県に本社をおきながら各地の工場で設備機器を製造しているメーカーT社では、注文書などの伝票の仕分け・郵送といった負担作業の解消や手配業務のスピードアップのために資材発注のWebEDIシステムの導入を検討していました。

WebEDIシステム導入プロジェクトのリーダーとなったのは購買課のU係長でした。

WebEDIシステムの導入に際しては、U係長を始め購買業務に係わるメンバーの誰もが懸念している点がありました。

T社では、従来の手配ルールとして基幹システムから印刷された注文書を購買担当者が確認し、上長の承認決裁を経てからお取引先に送付していたのです。

WebEDIシステムになると基幹システムからすぐに注文情報がお取引先に到達してしまうので、この検印作業にあたる部分が行えなくなってしまうのではないかという心配が導入メンバーの中で生じていました。

「うちでも事務作業削減や書面の発行タイムラグの解消の為にWebEDIシステムの導入検討を前々からしているのだけど、ひとつ問題点があってね。」

こう言うのは購買課のU係長です。

「うちの購買部では、発注金額に応じて上長の検印を貰わないと注文書を発行郵送できないんですよ。なぜかというと、いろいろ生産工程上の問題があって、基幹システムから出てきた注文は一度担当者がチェックしないとそのままではお取引先に渡せないんです。今は紙で行っているから各購買担当者が振り分けて伝票を回していますが、WebEDIシステムを導入すると取引先にすぐにデータが行ってしまうからこの点どうなるかけっこう心配でしたね。」

購買課のU係長は続けます。

「基幹システム側で対応してもらおうと情報システムの方にも相談はしてはみたのですけど、改変にけっこうな工事が発生してしまうようで、なかなか思うような対応はできないようでした。」

「ＩＳＯなんかが入ってから、検印や記録なんかの管理もより厳しくなってきているから仕方がないとは思うけど、業務的には煩雑なんですけどね。」

とＵ係長は残念そうにお話します。

「なにかそのあたりの金額関係の振り分けにも対応しているワークフロー機能がある発注システムはないだろうかと必死で探しましたよ。」

と、ここでＵ係長の表情が少し明るくなりました。

Ｔ社の購買部では、WebEDIシステムの導入に際して、発注処理に電子承認機能を付け加えることにしました。ASPサービスのオプションにあったものです。

発注電子承認機能は購買担当者や責任者に対して、あらかじめ各々に決められいる決裁金額に応じて承認決裁行為が行える発注処理のワークフローシステムです。

基幹システムと連動して運用されている生産資材系WebEDIのASPサービスでは、主に見積回答の承認でオプション機能として利用されるケースが多いようです。

発注処理に電子承認機能を設けたことにより、基幹システムから発生した注文情報はそのままお取引先にダイレクトに到達はせず、発注案件はまず購買担当者の画面に表示され、所定の承認ルートを経てからお取引先に開示される運用となりました。

「紙で処理していたころに比べると、やっぱり手間がかからず、書面の到達もはやくなっていますね。承認ルートや決裁金額はシステムの方で管理してくれているので購買担当者は非常に楽になりました。それに、画面上に承認過程がしっかりと残るので、記録面や内部統制の観点から見てもよりよい状況に移行できましたよ。」

Ｕ係長は導入効果についてこのようにお話してくれました。