支給品・供給元からの納期回答を支給先への支給日情報へリンクする（調達改善 購買管理 生産管理 企業間取引）

「この電話の応対がけっこうたいへんなんです。
たまたま購買担当者が変更になった支給日を覚えているときはすぐに対応できるのですが、

だいたいは支給品の発注情報を調べて、取引先にその納期を確認してから
回答しなければならないので、

かなり手間でしたね。」

とＫ課長のお話は続きます。

「支給日の変更があるたびにリストをFAXなどで送信する方法もあるけど、
送る方は手間がかかるし、
送られた方も紙のリストが何枚にもなって管理するのがたいへんでしょう。
ですから、リストの送付は発注時の１回になっています。」

Ｆ社では、ちょうど１年前から発注方法をWebEDIに切換えていて、発注手配や納期確認と
いった作業はWebEDIシステムで行っていました。

「WebEDIシステムをいれてからは、取引先からの納期情報をほんとに
すばやく把握できるようになっていましたね。」

「支給業務でも有効活用できるのではと思うようになっていました。」

とＫ課長は考えていました。

Ｆ社では、お取引先が回答してきた回答納期を、
希望納期と差異があれば購買担当者がWeb画面で確認して、（必要ならば再検討調整して）
基幹システムの方に自動で取り込んでいたのです。

WebEDIシステムはASPパッケージを採用していましたが、
カスタマイズによって納期回答も発注時点のみのやりとりだけでなく、

お取引先が必要に応じて変更したい納期の更新を行えるようにしていましたので、
現実に即した最新の納期情報が基幹システムに反映されていました。

つまり、Ｆ社では最新の支給日が記載された支給品リスト自体を変更のたびに発行することは
じゅうぶん可能な状況にあったのです。

しかし、変更の都度、社内で紙で出力してＦＡＸでそのたびに送信となると、
購買担当者へのかなりの負担となってしまうことから、実行することができずにいましました。

そこで、採用されたのがWebEDIシステムASPサービスのオプションにあった支給品情報機能です。

Ｆ社ではこれまでＦＡＸで送信していた紙のリストをやめて、
支給品の支給日情報もWebEDIを通じて
お取引先にデータで送信することに変更しました。

そして、支給日が変更になった支給品情報は、
変更情報としてその都度、基幹システムより自動送信するようにしました。

他の情報と同じようにお取引先に情報を送るための手間が
購買担当者にまったくかからないので、

支給日の変更があるたびに最新の情報を、
支給先のお取引先担当者へ提供できるようになりました。

購買担当者はお取引先からの確認電話の対応からも解放されました。

「最初のリスト送信のための印刷やＦＡＸ送信作業と
支給日再確認のための電話応対といった

２つの負荷から解放されるようになって

購買担当者はもっと別の作業に集中できるようになりました。」

とＫ課長は導入後の感想をお話しています。

また、支給先のお取引先でも支給日が変更になった情報は
赤く表示されるので一目でわかるように
なったと好評です。

そして、購買担当者にいちいち確認の電話を
しなくて済むようになったので助かっているとのことです。

さらに、外注加工品の納期についても、支給品支給日の変動を事前に把握しやすくなったので、
最終加工品の変更納期をお取引先がすぐに回答できるようになりました。

Ｆ社の基幹システムでは支給品の支給を受けた後工程の外注加工品納期も、
最新の情報が反映されるようになりました。

※ Ｆ社では回答納期を基幹システムに取り込んで支給品変更情報を都度送信（自動更新）する方法を
採用しましたが、WebEDIシステム内で回答納期を直接、支給日に反映させる方法もあります。

その場合は、外注加工先の支給品情報の注文番号と支給品作成の取引先への注文番号が
関連付けれられている必要があります。