納期管理表の転記作業をWebEDIで自動集計・確実に管理（調達改善 購買管理 企業間取引）

東京都に本社を置く輸送機器メーカーＬ社では、発注の際に外注委託先や部品購入先に対して納期確認用のリストをＦＡＸで送信し、回収していました。また、その回答リストを別のソフトウェアに転記して、別の管理表を作成するようなことも行われていたようです。

今回は、工程管理がスムーズに行くように紙で利用していた納期の管理リストを、WebEDIの新規導入の際にいっしょに導入した事例を紹介します。

「納期確認リストの送信と回収だけでも大変なんだけど、さらに製造品ごとに納期をまとめて管理しないといけないから、別のExcelリスト表に手で転記しているんだよ。」

と言うのは、資材課の係長Ｔさんです。

紙にペンで転記ということはさすがになくなりましたが、Excelなどのスプレッドシートソフトはいわば電子の「紙」です。電子化といえば電子化ですが、スプレッドシート単体に記録されているだけでは電子化の効果はさほどなかったりします。

「うちのような受注生産の場合、使いまわしの利かない部品が多いので１つの部品の納期が遅れると全体の製造工程がくるってくるんだ。」

「だから、受注した製品ごとに発注した部品や加工依頼の回答納期を確認できるように1つリストにして製造現場と調整しているんですよ。」

とＴ係長は続けます。

Ｌ社の資材課では、WebEDIシステムの導入に際して、ASPパッケージの標準構成についていた納期確認機能を利用して、現在各担当者が作成しているような納期管理リストの照会発行機能を付け加えることにしました。

さらに取引先からの納期回答についても発注時以外にも回答ができるようにカスタマイズして、遅れが発生した場合は新たな納期情報がもらいやすい状態にしました。

納期管理リストの照会発行機能の方は一覧表示画面に設けることにより、画面に呼び出した案件情報をそのままリスト化できるようにしました。

注文案件の検索項目についても標準構成以外に追加して、いろいろと絞込みができるようにしました。

リストを利用したい人は必要に応じて紙に印刷できるようにしました。ちょっとアナログ的ですが、紙に出力されたリストに赤ペンでチェックを入れたり、メモを書いておいたりというニーズは根強くのこっています。

WebEDIのASPパッケージの納期回答データ保存機能を使えば、ExcelなどのスプレッドシートソフトでダウンロードしたCSVファイルを取り込み、好きなようには加工できるのですが、

ある程度定型的なカタチで出力できるようにしてあげないと、パソコンスキルの高いひとだけがうまく使えるだけの機能になってしまいますので、よく使われる納期管理表は画面表示と紙出力に対応させました。

Ｔ係長はWebEDIの導入とそれに納期管理表の照会発行機能をつけた効果について次のようにお話してくれました。

「WebEDIシステムの導入により、受注製品ごとの納期管理が非常に容易になりました。検索ボックスに受注製品ナンバーを打ち

込めば、発注されている情報が一覧表示されますし、納期回答がされていない案件も一目でわかります。」

「打合せで使う場合は、簡単にリスト発行をして製造担当者に渡せるようになりました。」

「Excelみたいなソフトも紙に直接手書きして転記するよりは便利なので、ついその世界で満足していまいますが、ちゃんとシステムでつながないと、転記作業の手間や転記ミスなどの問題はのこっていますからね。」

「いまから考えるとなんであんなことやってたんでしょう。
管理面でこんなに便利なった上に、納期確認作業の依頼・回収も自動で行われるので一石二鳥ですね。」