取引先企業の業態調査を定期化・データベース化し、情報を有効活用（調達改善 購買管理 与信管理 企業間取引）

「毎度毎度調査の時期になると事務作業が増えて大変だよ。残業時間も多くなるし、本当にどうにかならないものかな。」

と話を続けます。

この種の提出書類は、どの発注元でもあります。

とりわけＺ社のように提出書類をのちのち業務に有効活用しようと
データベース化している企業にとっては回数が増えればますます負担が増加します。

「うちの課でも下請法対象業者とかの取引先リストを作成するとき利用するから、データベース化すること自体は賛成なんだけど、調査依頼や入力もすべてうちの課で負担するのはきついね。」

問題点となっているのは、次の３つでした。

１.　調査の為の書類の発送及び収集作業に負担がかかる

２.　調査結果をデータベースに入力する作業に負担がかかる

３.　１と２の作業を考えると２年に１回くらいしかできないが、それでは情報が古くなってしまう

そこで、考えられたのが調達・購買のWebEDIシステムを利用することです。

企業業態の調査表と同じ内容の回答入力画面を
現在利用しているWebEDIシステムに設置することにしました。

おかげで、回答納期情報などと同じように取引先側で入力した企業情報などを
Excelファイルで出力することができるようになりました。

この改善により、依頼及び収集に掛かる購買管理部の負荷はほとんどなくなり、データベース化に要していた入力作業の負担もなくなりました。

また、取引先側でも変更があった時期に変更したい内容だけ修正すればよくなったので、
情報の更新がしやすくなったと、このしくみの導入のメリットを受けています。