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  HOME >>調達・購買関係のみなさま>>取引先企業業態調査を定期化・データベース化有効活用
取引先企業の業態調査を定期化・データベース化し、有効活用する

取引先企業の業態調査を定期化・データベース化し、情報を有効活用(調達改善 購買管理 与信管理 企業間取引)

 

みなさまの会社では、初めてお取引をされる企業とはどのような書類のやりとりを行っているでしょうか。

今後のお取引の約款を定めた「取引契約書」や相手先の企業業態を把握するための「企業調査表」や代金支払いのための「振込依頼書」といった書類が一般的かと思います。


今回はそのうちの企業業態の調査について調査方法や活用方法を大きく改善した事例です。

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  初めてお取引をされる企業とはどのような書類のやりとりを行っているでしょうか?
初めてお取引をされる企業とはどのような書類のやりとりを行っているでしょうか?
 
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「毎度毎度調査の時期になると事務作業が増えて大変だよ。残業時間も多くなるし、本当にどうにかならないものかな。」

 

 

というのは、工作機械メーカーZ社の購買管理責任者K課長です。

 

「他の会社でも同じだと思うけど、取引先から取引開始時に会社情報や生産
設備などを記載した業態調査表という書類を提出してもらっているんだ。」


「うちでは、その調査表を都度社内のデータベースに入力しているわけだけど。
初回はバラバラと行うからいいんだけど、2回目以降はその時の全取引先分
をまとめて調査する
から大変だよ。」


  毎度毎度調査の時期になると事務作業が増えて大変だよ。残業時間も多くなるし、本当にどうにかならないものかな。
調査の時期になると事務作業が増えて大変だよ。

「基本的に2年に1回、調査をお願いしているんだ。本当は最新の情報が欲しい
から変更があるたびに提出して欲しいけど、依頼する方もされる方も対応が面倒だからね。」


と話を続けます。

この種の提出書類は、どの発注元でもあります。

 

とりわけZ社のように提出書類をのちのち業務に有効活用しようと
データベース化している企業にとっては回数が増えればますます負担が増加します。


「うちの課でも下請法対象業者とかの取引先リストを作成するとき利用するから、データベース化すること自体は賛成なんだけど、調査依頼や入力もすべてうちの課で負担するのはきついね。」

 

問題点となっているのは、次の3つでした。

1. 調査の為の書類の発送及び収集作業に負担がかかる

2. 調査結果をデータベースに入力する作業に負担がかかる

3. 1と2の作業を考えると2年に1回くらいしかできないが、それでは情報が古くなってしまう

 

 

そこで、考えられたのが調達・購買のWebEDIシステムを利用することです。


企業業態の調査表と同じ内容の回答入力画面を
現在利用しているWebEDIシステムに設置することにしました。

おかげで、回答納期情報などと同じように取引先側で入力した企業情報などを
Excelファイルで出力することができるようになりました。

 

WebEDIシステム自体が、これまでの取引先の企業業態を管理する
データベースと同じ役割をしてくれるようになったのです。


また、更新を管理する企業一覧画面を設けることによりワンクリックで
全取引先に調査依頼が行えるようになり、購買管理部としても管理も
依頼も非常に楽になりました。

更新を管理する企業一覧画面を設けることによりワンクリックで全取引先に調査依頼が行えるようになり、購買管理部として管理も依頼も非常に楽になりました。
更新を管理する企業一覧画面を設けることにより購買管理部として管理も依頼も非常に楽になりました。

 


この改善により、依頼及び収集に掛かる購買管理部の負荷はほとんどなくなり、データベース化に要していた入力作業の負担もなくなりました。


また、取引先側でも変更があった時期に変更したい内容だけ修正すればよくなったので、
情報の更新がしやすくなったと、このしくみの導入のメリットを受けています。

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