まだまだザル勘定のような間接資材の購買管理 − この網の目を引き締めて会社の利益アップに大きく貢献

「製品に使う原材料の購入なんかではなく、工場で使う備品
や設備の消耗品なんかを発注する際に使うシステムで安くて
よいものを探しています。」

「パンフレットやノベルティグッズなどの販促品などの購買管
理を行うシステムはありますか。」

といったように、

間接資材や備品・販促品などの経費で購入する物品の
購入プロセスを適切にコントロールしたい

というニーズは強く存在します。

電化製品メーカのＴ社ではつぎのような問題があったようです。

「間接資材の発注は製品の資材とは違って今でも紙で
行っているだけど、全体を把握するときに非常に不便
なんだ。伝票毎に管理されていて一目で管理できないし、
あとでシステムに入力しないといけないしね。」

とお話されたのは担当部署である購買課のＮ課長です。
Ｎ課長はお打合せのときに現状の問題点について
せきをきったように話しはじめました。

経費で購入する物品の購入プロセスを適切にコントロールしたいというニーズは強く存在します。

Ｎ課長のお話を要約するとＴ社では間接資材の発注が次の
ような業務手順で行われていて、いくつかの問題が生じていました。

１．要求部署の担当者が購入依頼伝票を起票し、上司の
　　承認を貰って購買課へ送ります。

２．購買課はまわってきた購買依頼伝票を基に、該当取引先
　　へ注文書を送ります。

３．取引先から納品があると購買課で会計システムに支払計
　　上入力を行います。

４．経理課で取引先へ支払手続きがおこなわれます。

主な問題点は、次の４点でした。

１．購入依頼伝票といった紙で回覧しているので社内・社外
　　ともに伝達速度が遅い

２．データ化される段階が非常に遅いので全体管理をする
　　ことが難しい。

３．紙への起票・システムへの入力と同じライティング作業が
　　二度も発生する。

購入依頼伝票といった紙で回覧しているので社内・社外ともに伝達速度が遅い。

４．最後に情報が回ってくる経理からも

　　「請求書が来るか入力がされるまでどのくらいの支払
　　 いが生じるか全くわからないし、請求の妥当性も実
　　 はよく見えない」

と懸念の声が出ていました。

そこで、導入の検討が始まったのが間接資材の購買Ｗｅｂシステムです。

社内の購入依頼申請というワークフローシステムと購入先である取引先に対して発注を行うWebEDIシステムとを組み合わせたASPシステムです。

このシステムを導入する事により申請業務のスピードアップと牽制強化、発注業務に掛かる業務時間の低減などの効果をあげました。

購入依頼者が申請内容を紙に書くのではなくシステムに入力する事により、申請から支払処理までのプロセスがワンライティングで済むようになりました。

承認過程も承認登録ボタンをクリックするだけで、
瞬時に次の担当や取引先へ依頼がまわるようになったので、
注文書発行までの時間が短縮されました。

さらに購入申請や発注、納品、支払などの各過程で案件の一覧が確認できるようになり購入部署、購買課、経理課と案件の管理が非常に行いやすくなりました。

一目で状況が把握できるようになっています。

従来、紙の購入伝票による管理では、一部購入決裁に不明な状況が発生しており、部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありました。

この点は改められ部門内の購入金額の管理を強めることができました。

購買課では間接資材に関する負荷がなくなり、
より製品の原材料の発注の方に集中できるようになりました。

そして、経理部の方も従来の部門から請求書が来ても具体的な明細が不明であったり、金額の妥当性について判定できないという状況はなくなりました。

発注決裁時点で発生しうる請求金額とその内容（どんなものを誰の決裁でいつどこから購入したか）も照会できるようになったのです。

この点は、万が一の不正防止という点でも効果を期待されています。

また、取引先でも注文書が後付になるような注文もなくなり
事務作業の効率化には役立っているようです。

営業部門や販売促進部門の販促物の購入業務でも同じような事例が見受けられます。

ページトップへ