取引先からの請求額の差異を迅速に解決し公正に債権債務を確定（購買管理 買掛・債権債務管理 企業間取引）

こう言うのはＥ社購買管理部の担当者のＳさんです。

続けてＳさんは言います。

「注文はＥＤＩになって、目に見えて楽になっていたんですよね。ですから、この辺もなんとかならないかなって考えていました。」

Ｅ社では、取引先から請求書が月末に郵送されてきます。

買掛金リストと呼んでいる買掛金の金額一覧とこれらの請求書を
購買部の担当が突き合わせをしていました。

突き合わせの結果、
中には数量の違いや検収済みデータに無いものが請求されるなどで、
Ｅ社と取引先とで双方の認識が異なるものも出てきます。

注文件数も多いため、買掛リストに記載されている件数もたいへん多くなります。

ですので購買管理部の行う突合せ作業はかなり大仕事です。

まずは、合計金額と案件件数の確認を行います。

それから、明細の確認となりますが、
明細の並び順が双方で同じとは限らないのでチェックもたいへんやりにくいのです。

また、郵送されてくる請求書は取引先ごとにフォーマットが異なっていますので、
その点も突合せを扱いずらくしていました。

こうして、
すべての買掛金明細を紙の上ですべて通して確認しなければならないことは、
購買管理部門のスタッフにとって大きな負担となっていたのです。

そこで、取引先へ買掛リストを郵送して、
それを基に請求書を作成してもらう方法も考えられました。

しかし、それは新たに送付作業が発生したり、
取引先にも転記作業が発生したりするので一定期間の試行の後、
正式の運用としては定着しませんでした。

購買管理部のＳさんはWebEDIの導入の効果の実感から、
これも紙だけでなにか確認をしようとすること自体、
仕事のレベルとして低いのではないかと感じていました。

Ｓさんは注文書などと同じように取引先に買掛リストをデータで送信し、取引先にも負担をかけずに請求書をいただく方法はきっとあるだろうと考え、購買管理部として次のような業務改善を行いました。

現在利用しているWebEDIのASPに
買掛確認機能を備えた請求書システムを取り入れることにしました。

まず最初に自社の会計システム内にある買掛明細データを
取引先に送信します。
それを取引先担当者に確認してもらいます。

その確認手段として、画面表示・リスト発行・データ出力として
３つの方法を提供しました。

確認する量が多いため、データでの突合せができることはたいへん大きな威力を発揮します。

取引先での確認の結果、支払いの内容に異議が無ければ、
その旨の確認登録をシステムで行います。
確認登録は、ボタン１つをクリックすれば済むものです。

取引先からの回答後、
購買管理部でも買掛金に対する確認を行うと
買掛金データは請求データという位置づけに変更されます。

Ｅ社では請求書として、取引先では控えとして、双方で発行できるようになります。

認識に差異があった場合、取引先が相違している内容を登録できるようになっています。

認識の異なる明細にチェックをつけるか、不足している明細を登録してもらい、
そのデータをＥ社の方で取り込み、差異の妥当性を確認します。

取引先の誤認識の場合もありますので、
その場合は再度確認をシステムで依頼し再確認してもらいます。

この場合も、
お互いの確認がとれた後に請求書および請求書控えが発行できるようになります。

この業務改善により、請求書と買掛リストの突合せ作業から購買管理の担当者が解放され、請求書もＥ社の指定伝票になったので管理が非常にしやすくなりました。

取引先もデータで買掛情報がもらえるので、
自社の納品情報との突合せはそれ程手間が掛からずに行えています。

請求書が指定伝票になって、
転記などの必要も無くなったのでこの点でも取引先から好評のようです。