EXCEL作成P/Oの海外FAXをWebEDIで自動化・確実に管理（海外調達改善 購買管理 企業間取引）

三重県に本社をおく電子機器メーカーM社では、数年前から国内の資材調達活動においてWebEDIシステムを活用した発注手配業務の合理化を行っていました。

そして、その合理化の範囲を更に拡大していこうと、海外調達についてもWebEDIシステムの導入を検討していました。

しかし、社内的な問題からいくつか解決しなければならない課題が存在していました。

その問題の解決の中心的なリーダーとなったのがWebEDIシステムの管理担当者でもある購買課O係長でした。

「国内調達と同じように海外調達の発注データも基幹システムの中にあることはあるのですが、国内の発注データと違って完成されたものではないのですよ。」

とO係長は当時を振り返って言います。

WebEDIシステムを海外調達でも稼働させるには、基幹システム内の発注データをWebEDIシステムに連携させなければなりませんが、そのデータに少々問題があったようです。

「なぜかというと、海外調達の場合、輸送手段や支払方法、受渡場所、保険負担などの条件がその都度異なりますので、基幹システムから出力したデータに対して担当者が後からいろいろと情報を足さないといけないのです。」

「当時は、基幹システムにある発注情報を見ながら海外担当者がエクセルで作成したP/O（PurchaseOrder　海外向け注文書）を印刷して、ＦＡＸで送信しているという状態です。これですと、紙での管理になってしまうので、保管や照会など総合的な管理面で、やはり不満があったわけですよね。」

とO係長は続けます。

「ですから、元の注文データに新たに情報を付加できて、英文にも対応できる発注システムはないだろうかと思っていたのですよ。」

そこでＭ社の購買課では、海外調達用のWebEDIシステムASPに各種条件や納期調整が行える機能を付け加えることにしました。

これは基幹システムから発生した注文情報を、そのままダイレクトにお取引先に到達させることはせずに、承認などの処理を経てから、お取引先に開示する機能の応用のようなものでした。

今回は承認だけでなく、P/Oの作成に必要な各種諸条件を選択式で付加登録できるようにしました。

そして、お取引先では英文での画面表示とP/Oの発行ができるようにしつつ、国内と同じように納期の確認なども行えるようにもしましたので、納期照会が容易になりました。

「海外調達にもWebEDIシステムを導入したことにより、注文情報の一括管理が可能になりましたね。この点、かなり楽になりましたし、管理面でも一段レベルがあがったと思います。」

「また、P/Oの代理発行機能も設けているので、どうしてもＦＡＸでなければダメなところには、こちらで印刷してこれまでと同じようにＦＡＸで送信することができるので助かります。」

O係長は導入効果についてこのようにお話してくれました。