大量発注業務の電子化で、業務費削減と手配スピードアップを実現（調達改善 購買管理 ASPトライアル 企業間取引）

東京に本社をおく電気機器メーカーL社では、２００２年に仕入先
との間にインターネット発注システム(WebEDI ASP)を導入しました。

調達部門における大量発注手配業務の負担解消が狙いで、総
発注量の７０％近くをカバーする１００社強の仕入先に対して導
入を開始しました。

導入から５年たって（２００７年現在）実際の導入効果などはどう
なのか実際にお伺いしてみました。

L社では色々な商品・パーツを扱っているので、部品発注の件
数も多く、外注加工依頼も相当数発生しています。導入前の当時から月単位の発注件数は万単位までに達していました。

そもそも、ＥＤＩ化の検討に入られたきっかけは、基幹システムの老朽化が進み現状の業務に合わなくなって来たので、システム再構築の検討を開始したことにあります。

そこで、現状の大量の発注をさばく伝票発行業務に負担を感じていた調達部門では、再構築に合わせてＥＤＩを導入する計画を立てられました。

導入検討時のことを調達部門担当者の方にお伺いしますと、調達課リーダーのKさんは当時を振り返って次のように話してくれました。

「当初、基幹システムの入れ替えに合わせてEDIを導入する予定でした。しかし、基幹システムの入れ替えには時間が掛かりますので、費用対効果を早く生かすことを考えると、最初は現在使用している基幹システムと連携しておき、新基幹システムとは構築後に接続し直すことを選択しました。ですから、基幹システム再構築に先行して導入の検討を進めました。」

調達部門に導入を決断させた要因である大量発注手配業務の負担とは、主に「伝票の発送業務」や「納期の確認業務」の負荷にあったようです。また、伝票の印刷費や配送の通信費も相当かさんでいたようでした。

「導入前には、注文書は自動ＦＡＸを利用していましたが、納品書の方は郵送していました。その為、発注時や分納時には仕分け・発送作業が発生していました。納期確認でも購買担当者が電話やＦＡＸを利用して取引先と取っていました。そこで社内でのペーパレス化の推進が始まりました。」

調達課リーダーのKさんは当時を振り返って言葉を続けてくれます。

L社ではペーパレス化を推進して行くのに当たり、実際にＥＤＩ発注を体験しながら検討する方が良いということで、WebEDI ASPのトライアルサービス（試験導入）を利用することにしました。

本格的な仕様打ち合わせに入いる２ヶ月前からトライアルを行い、カスタマイズ要件の洗い出しや仕入先の意見の確認を行いました。トライアル終了後にはパッケージに対するカスタマイズ要件を検討し、打合せを開始しました。

「トライアルの結果、当社では主に注文・納期確認・分納・検収といった4つの機能を利用することにしました。帳票と分納管理機能に関してはカスタマイズを行うことにしました。ＷＡＯ！では分納の管理は仕入先で行うようになっていましたが、当社では基幹システムからデータを送り、納品書を発行することにしました。」（調達課リーダーK氏）

　仕様確定後すぐに構築が始まり、約半年後には運用を開始しました。導入から今年(２００７年)でちょうど5年が経ちますが、当初の目的は達成できたのでしょうか？

調達課リーダーのKさんは次のように話してくれました。

　「一番変わったのは、調達担当者の作業工数ですね。伝票を送付に掛かっていた手間や受注確認や納期確認に掛かっていた手間が大幅に削減されたと思います。
　二番目に変わったのが、情報伝達の即効性です。伝票に関しては、仕入先に届くまでタイムラグが発生していましたが、今は依頼と同時に届くわけですから。」

　導入以来、L社では運用状況も良好のようです。関連会社
が2年後から、別の事業部がその翌年より同システムを利用して発注を行うようになり、ＥＤＩ発注の占める割合がますます大きくなりました。

　また、ＥＤＩの対象先を海外の仕入先まで延ばそうと、現在、L社では英語版のＥＤＩシステムの構築も進められています。