グリーン調達・環境負荷物質調査をWebEDIでデータ化して迅速活用（調達改善 品質管理 企業間取引）

実際の手順や管理について言えることは、

特定有害物質や環境負荷物質の製品・部品への含有量などの調査結果を
社内でデータベース化して有効活用する体制の合理化は進んでいるようですが、

お取引先への調査依頼や結果回収・データベースへの反映という面では、
まだまだ人による作業が介在しているということです。

この作業のうちで、依頼・回収といったものは、
お取引先との窓口となっている調達部門の担当者様にとって負荷となっているようです。

また、製造技術や品質管理部門では結果の入力作業などが負荷となっているようです。

「有害物質の含有量調査も発注部品の見積依頼と同じように自動で取引先に依頼できて、自動で社内システムのマスターに反映できるようにできないかなあ？」

と考えたのは、部品メーカーＢ社調達部のＭ課長でした。

現状をまとめてみると

・特定有害物質の調査はGJPSSI（グリーン調達調査共通化協議会）の方式で行っている

・フォーマットはエクセルでできたGJPSSIの調査回答ツールと同じものを利用しているが、
データベース（部品管理システム）は独自に構築したもので管理している。

・依頼方法はメールを利用している。
調達担当者が調査対象の部品リストをお取引先にメールして、
お取引先が回答用のエクセルに展開し、メールで調達担当者へ返信してくる。

・調達担当者は、回答されてきたファイルを社内ネットワーク上のグリーン調達用フォルダに移動し、
品質管理部の担当者がデータベースへ登録している。

・調達担当者は新規の部品発注があると前記の作業が付け足されるようなった。
同じような作業として協定単価決定の為の見積作業があるが、
そちらの方はＥＤＩ化が進んでいて、
依頼作業や回答の回収作業が自動化されている。

・見積作業の場合、データベースへの反映も自動化されていて人的負荷はほとんどなく行われている

というような状況でした。

というのがＭ課長の思いでした。

品質管理部でも同じように自動化の意見が出ていました。
回収された回答ファイルから部品ごとの情報をデータベースへ入力する作業は
単純ですが手間が掛かることです。

お取引先がフォーマットに書き込んだものを
そのままシステムへ取り込むだけで問題は解決します。

そこで、調達部と品質管理部で共同して、
グリーン調達調査依頼のWebEDIシステムを新たに構築することにしました。

両部で打合せした結果、実現要件は次のように決まりました。

１．調査依頼対象の部品リストは、品質管理部が部品管理システムからWebEDIシステムへ自動送信する。

２．調達部は、購買WebEDIシステムと同じようにユーザＩＤなどの取引先マスタを管理するが、作業はお取引先からの質問対応のみとする。

３．お取引先からの回答データはWebEDIシステムから自動受信し、部品管理システムへ自動で取り込むようにする。

４．情報システム部門はこのシステムのお守りをしていられないので、ASP方式でアウトソーシングする。

このシステムを導入する事によりグリーン調達の調査依頼に掛かる負荷はほとんどなくなり、
調達部の業務時間工数の低減が図れるようになりました。

また、依頼・システム登録に掛かっていた人的な作業が省かれた分、
社内における業務のスピードアップにもつながりました。

調査依頼は取引先へすぐ行われ、
お取引先が回答した情報はすぐにデータベースへ登録される仕組みができました。

お取引先も回答登録した情報をCSVファイルでダウンロードできるので、
入力データを活用できるようになりました。

「担当者がグリーン調達用のフォルダから目当てのファイルを探し出し、部品管理システムへ入力する必要が無くなり大助かりです。また、当社も得意先の機器メーカーに回答しなければいけない立場なので、調査がスピーディーに行えるようになったことでも非常に助かった。」

というのが品質管理部のK部長の導入後の感想です。