EDI未参加のお取引先の注文書をEDI版と共通化する（調達改善 購買管理 EDI未参加 企業間取引）

WebEDIシステムの導入企業のお悩みとして、
EDIに対応できないお取引先への注文書などの帳票発行があります。

特に導入前に複写式伝票などを利用している場合は、よく問題になります。

WebEDIシステムではお取引先側で帳票を発行することになるので、
ごく一般的なプリンタで印刷できるようにしておくことははずせません。

そうすると帳票サイズはA4となってきます。

複写式伝票を以前は利用している場合、それはたとえ伝票幅がA4に近いサイズであっても、
ミシン目で適当な縦サイズの伝票に切り取る場合が多いため、

お取引先にある一般的なレーザープリンタで出力される帳票と、

既存の帳票とでは書式が異なってしまいます。

もしも、EDIに対応できないお取引先への注文書を以前の帳票のままで運用すると、

WebEDIシステムで受注しているお取引先と
今まで通りの発注方法で行われているお取引先とでは、

使用する帳票が変わってくることになります。

「それは思いっきりめんどう！」

「WebEDIシステムを導入しても一部のお取引先は今まで通り社内で注文書を印刷して郵送
しなければならないのですが、帳票だけは同じものを利用したいなぁ。」

と考えたのは、工作機械メーカーF社の資材部のS課長です。

F社でもすべてのお取引先に対して
最初からWebEDIシステムでの発注を実施するわけではありませんでした。

時々しか発注しないお取引先やどうしてもコンピュータでの受注が難しそうなお取引先については、

従来どおり社内印刷の対応を採ろうと考えていました。

そこで、採用されたのがASPサービスのオプションにあった注文書代理発行機能です。

これは、読んで字のごとく
発注元企業側の画面で注文書をお取引先に代わって印刷する機能です。

この機能を利用する場合、

WebEDIに参加されているお取引先と同じように
WebEDI参加されていないお取引先に対する注文情報テキストも

WebEDIシステムへ送信します。

この区分方法により、
WebEDI未参加のお取引先の注文情報のみ発注元企業の注文書発行画面に表示します。

あとはお取引先と同じように注文書を印刷するだけです。

そうすることによって、すべてのお取引先に対して
同じ書式の注文書を発行することが可能にになりました。

この代理発行機能は、別なケースでも利用されています。
これは別の機会に説明します。

WebEDIの導入に際して

「二つの発注方法になると手間が掛かるのではないか？」

と心配されている企業様もよくあります。

代理発行機能を使えば完全なEDI化に比べると一部郵送作業は残りますが

EDI対象のお取引先の分は仕分け・郵送しなくて済みますので
全体的な発送作業の業務経費や主要なお取引先への発注リードタイムは削減されます。

残存する手作業を過大視しておりますと
いつまでも全部手作業という状況になってしまいますね。

すべての注文情報をWebEDIシステムに送信することになりますので
一元管理をすることができようにます。

途中からEDI参加のお取引先になった場合も、
簡単に切り替えられ過去情報も含めて一括管理できるメリットも出てきます。

取引量の多いお取引先から順次WebEDIにご参加いただき
負担業務と経費の大きい山を削減しながら効果を拡大していくことが大事です。