合見積・相見積を常に行い、多面的かつ公正迅速に発注先を選定（調達改善 購買管理 企業間取引）

「その他にも、新製品や試作品のための新規部品なんかの見積依頼もあるから、購買担当者も自分の分をなんとかこなすだけで手一杯という感じだね。」

「今の依頼方法なんだけど、見積依頼品リストと図面が生産部門から購買管理部にくるから、それを依頼書に書き換えて、図面といっしょに依頼先にＦＡＸするのが一番多いかな。」

「同じような加工ができる取引先はいくつかあるから、できるだけ多くの会社に見積依頼を取りたいんだけどね。」

「依頼作業もそのあとの管理もけっこう大変だから
なかなか見積依頼先を増やすところまで手が回らなくて、
１社だけとかよくて２社とかになりがちなのが現状なんだ。」

とＮ係長は話を続けます。

業種は異なっていても、多くの会社でおなじような問題があるようですね。

ほんとうは合見積をおこないたいわけですが、
ひとつひとつの作業の期限にゆとりがないためどうしても１社単独の見積依頼になってしまったり、依頼数が少なくなってしまうことが多くあるようです。

また、見積書は書面で管理されているのですが
ファイルに紙を綴じているだけなので部内の知識共有財産としても有効活用されていなかったりします。

そこで、考えられたのが現在のWebEDI調達システムを活用することです。

新たに合見積依頼機能を設けることにしました。

量産品部品の単価を１社に対して確認する機能は
導入当初よりあったのですが、複数の取引先に見積もりを送信して、
それを評価するような画面機能はまだつけていませんでした。

現在利用している見積依頼リストの情報をデータ化して
注文データと同じようにシステムに送信して、
取引先に合見積依頼をするようにしました。

データを送信しても各見積依頼はすぐに取引先には公開されず、
購買担当者がＷｅｂ画面上で依頼先を複数選択してから
行えるようになっていますので、依頼作業が１回で済むようになりました。

また、管理面でもかなり業務がおこないやすくなりました。
取引先からの見積の回答状況の確認や見積金額の上長への承認依頼が行いやすくなりました。

Ｎ係長の部でも合見積依頼業務が非常にはかどっています。

また、他の担当者がとった見積も見やすくなったので、
見積を依頼するときや金額を決定するときの判断材料
としても役立っています。

「原価低減の効果はまだ測定できていませんが、
合見積を定常的に行える土台の上で活動しつづければ
近いうちにかならず効果はでるでしょう。」

とＮ係長は笑顔で話してくれました。